Código de conducta y buen gobierno
La Organización Servicios y Asesorías., es una Organización colombiana con 39 años de trayectoria, conformada por tres empresas: ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORIAS SAS (OSYA), ORGANIZACIÓN NACIONAL DE SERVICIOS SAS (SERVINACIONAL SAS) y ASEO SERVICIOS SAS, con domicilio en Bucaramanga y 15 oficinas regionales a nivel nacional.
Su actividad principal es la administración del recurso Humano con altísima calidad, basados en el conocimiento específico de las necesidades, expectativas, cultura organizacional y filosofía corporativa del cliente, dentro de un marco de valores éticos, satisfaciendo la demanda e intereses de clientes, colaboradores, proveedores y accionistas.
El presente Código es fundamental en materia de gobierno corporativo que ha adoptado la ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORIAS, y representa un instrumento ágil que permite el cumplimiento de la filosofía y actuación corporativas.
El Código de Buen Gobierno fija las pautas de comportamiento para las actividades diarias dentro de las compañías del Grupo. Igualmente, determina el compromiso de respetar principios éticos frente al Estado, los colaboradores, los proveedores, la comunidad y los accionistas; principios que constituyen criterios obligatorios para la interpretación y aplicación de este Código, al igual que la visión, la misión, la filosofía corporativa y los objetivos estratégicos.
Con relación al Estado, su conducta es y será la de acatar y apoyar a las instituciones y autoridades legítimamente establecidas y la de colaborar decididamente para con éstas en la recta aplicación de las normas.
En cuanto a los colaboradores, son considerados como uno de los pilares de nuestra organización por lo cual siempre serán tratados con total respeto en cada uno de los aspectos que median en la relación laboral.
Frente a la comunidad, actúa en los asuntos gremiales, sectoriales o nacionales; vela por mejorar la calidad de vida; utiliza la tecnología que represente un menor riesgo para el ambiente.
En cuanto a los accionistas, siempre se propondrá la distribución de los beneficios de acuerdo con las condiciones de la Compañía; se les otorgará un trato equitativo; se les respetarán sus derechos legítimos; y, se les informará, en forma oportuna, veraz, transparente y completa, sobre el estado de la Sociedad.
Así mismo, este Código integra como anexos, el protocolo de familia, las Políticas de Derechos Humanos, Antifraude y Anticorrupción; la Política LA-FT y el Código de Conducta para Proveedores; La Política de Prohibición de Trabajo Infantil, que enmarcan los principios de actuación de la relación con terceros en las empresas de la ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORIAS y garantizan que las negociaciones y operaciones con nuestros grupos relacionados se realicen con ética, transparencia, respeto y responsabilidad social empresarial
CARTA ADHESIÓN AL PACTO
CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
INFORMACIÓN PARA EMPLEADOS, CLIENTES Y PROVEEDORES
Políticas corporativas
Política en contra del trabajo infantil
Somos una Organización comprometida con el cumplimiento de los derechos humanos y responsabilidad social empresarial, en el marco de la legislación vigente; con base en lo anterior la vinculación de la fuerza laboral en nuestra compañía tiene lineamientos claros frente a la NO vinculación de la población infantil y pre-adolecente para cualquier de las actividades laborales desarrolladas bajo nuestra razón social, ya sea con nuestras empresas clientes o colaboradores de planta y de contratistas de forma que promulgamos la NO contratación de menores de edad en ninguno de nuestros procesos.
Política de derechos humanos
La Organización Propende por proteger, respetar y promocionar los derechos humanos de los empleados, clientes, contratistas, comunidad y demás grupos de interés, basado en el respeto a los derechos y libertades de las personas, con fundamento en la declaración universal de los derechos Humanos, la Convención Americana de Derechos Humanos, las declaraciones de la OIT, Constitución política de Colombia y el esfuerzo continuo para garantizar un ambiente de trabajo libre de acosos, intimidación o trato degradante.
Estamos comprometidos con las condiciones de trabajo seguras y saludables y la dignas de las personas, prohibiendo trabajos forzosos y denigrantes que atente contra su integridad física y moral, respetamos a la libertad de libre asociación cada una de nuestras actividades, la organización promueve la no discriminación por motivos de raza, edad, género, religión, tendencia política u orientación sexual.
Política prevención del consumo de alcohol, drogas, tabaco y otras sustancias psicoactivas
Propender por la seguridad de los trabajadores, conservar la salud física y psicológica de nuestros empleados, enfocándonos en la prevención de enfermedades y/o accidentes por el consumo de alcohol, tabaco y de cualquier tipo de sustancia psicoactiva que afecte el estado de conciencia de sus empleados dentro de las instalaciones o sitios de trabajo de la empresa. Con base en lo anterior se establece lo siguiente:
- No está permitido fumar en las instalaciones de la empresa, se prohíbe de manera especial fumar en sitios en los cuales se manejen hidrocarburos, sustancias explosivas, como es el caso de las estaciones de servicios, plantas de combustibles o campos petroleros.
- Se prohíbe el uso, posesión, distribución o venta de medicamentos no recetados, sustancias psicoactivas y el consumo de bebidas alcohólicas, por consiguiente, no se admite el desempeño de las tareas asignadas, bajo los efectos de estas sustancias, por la seguridad y el bienestar de los trabajadores, de la comunidad y de sí mismo.
Es claro que el uso inadecuado de estas sustancias, afecta la psiquis del individuo y conlleva a efectos adversos sobre los demás empleados, la seguridad, la productividad, la eficiencia en la ejecución de las actividades laborales y el entorno en que se desarrollen; es por esto que la posesión, uso, distribución y venta de alcohol, drogas y otras sustancias psicoactivas, así como conducir vehículos u operar equipos bajo los efectos de dichas sustancias está prohibido tanto para empleados como para visitantes y contratistas; este tipo de acciones se sancionaran teniendo en cuenta la normatividad y reglamento interno de trabajo de la organización.
Con base en lo anterior, implementamos actividades de medicina preventiva y del trabajo encaminadas a la prevención del consumo de alcohol, tabaco, drogas y otras sustancias psicoactivas con el fin de culturizar a nuestros empleados y mejorar su estilo de vida. En este sentido en todos los centros de trabajo se podrán llevar a cabo inspecciones no anunciadas, evaluaciones médicas, pruebas o exámenes aleatorios, sin previo aviso para la verificación del cumplimiento de lo mencionado en esta política.
Política seguridad vial
Somos una Organización líder a nivel nacional en la prestación de servicios de selección, contratación y tercerización de procesos de acuerdo a las necesidades del mercado y tenemos establecido dentro de nuestras prioridades la implementación y el desarrollo del PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL, con el propósito de ofrecer un ambiente de trabajo seguro en sus operaciones y actividades propias; a través de la identificación de los riesgos y oportunidades en los procesos comprometidos con la seguridad vial y el desarrollo mecanismos para su mitigación y control, con el ánimo de contribuir a la reducción de accidentes de tránsito.
La organización expresa su compromiso para desarrollar una gestión basada en la prevención de accidentes; mediante el establecimiento de directrices encaminadas a generar buenas prácticas de seguridad, el cumplimiento de los requisitos legales y la mejora continua de nuestro Plan Estratégico de Seguridad vial.
Política sistema integrado de gestión
Somos una Organización a nivel nacional enfocada en la prestación de servicios de Selección y administración del talento Humano, Tercerización empresarial de procesos y Servicio Integral de Aseo; Todos nuestros servicios están orientados a la satisfacción de necesidades de nuestros clientes y grupos de interés, priorizando la calidad en nuestras operaciones, la vida laboral, y el desarrollo de espacios de trabajo seguros mediante la identificación continua de los peligros, la valoración de riesgos y la determinación de los respectivos controles, para ello contamos con un equipo idóneo en el desarrollo de nuestro Sistema Integrado de Gestión.
Con base en lo anterior, nuestros propósitos son:
- Generar cultura hacia el auto-cuidado, facilitando espacios de formación acorde a los riesgos a los que se encuentran expuestos nuestros trabajadores y a las demandas del mercado.
- Establecer los controles necesarios para la promoción, prevención y protección de la integridad física y psicológica de nuestros trabajadores, e impidiendo daños a la propiedad.
- Promover la sana convivencia, mediante condiciones dignas que protejan la intimidad, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo erradicando cualquier conducta de acoso laboral.
- El cumplimiento de los requisitos legales, regulaciones en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y demás aspectos normativos que la organización suscriba como necesarios para el desarrollo de la operación.
- Facilitar la comunicación, participación y consulta para las partes interesadas pertinentes, según corresponda.
- La prevención y/o reducción de los impactos ambientales-sociales provenientes de nuestras actividades por medio programas organizacionales, y generando hábitos favorables en el personal, enfocados hacia la protección del medio ambiente.
Todos los niveles de la organización deben promover un ambiente de trabajo sano y seguro, En este sentido la gerencia se compromete a proporcionar los recursos adecuados para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del sistema de gestión integral.
Es responsabilidad nuestra, y de nuestros trabajadores, contratistas y subcontratistas, velar por el bienestar integral propio y el de sus compañeros, reportando cualquier situación o condición de riesgo y cumpliendo todas las normas establecidos para la prevención de accidentes y/o lesiones personales, y enfermedades relacionadas con el trabajo.
Política de acompañamiento para trabajadores en condición de discapacidad
La organización se encuentra comprometida, con la reincorporación laboral de los trabajadores, que por un evento de origen común o laboral, presenten alteraciones en su salud que restrinjan el desarrollo de las labores propias de su cargo:
Con base en lo anterior se tendrá en cuenta:
- Competencias laborales del trabajador.
- Proceso de rehabilitación integral del trabajador.
- Recomendaciones emitidas por el medico tratante y/o laboral.
- Evaluaciones medicas de seguimiento y pos incapacidad.
- Definición de reintegro a las funciones del cargo y/o ubicación según aplique.
- Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones médicas.
Los trabajadores con recomendaciones y/o restricciones medicas, no se encuentran exentos de cumplir a cabalidad las labores asignadas a su cargo, por tanto el incumplimiento de las recomendaciones, restricciones, funciones y responsabilidades de su cargo, tendrán como consecuencia los procesos disciplinarios correspondientes conforme lo indica el reglamento interno de trabajo.
Política de relación con la competencia
Competencia desleal: La Organización no aplicara prácticas abusivas de competencia desleal, ni difundirá información falsa, manipulada o tendenciosa sobre sus competidores, y obtendrá la información sobre y de sus competidores exclusivamente por vías legales, respetando los derechos de la propiedad, tangible e intangible.
Libre mercado: La organización busca relaciones basadas en el libre mercado, que conduzcan a enaltecer los valores propios, sin menospreciar los ajenos y que vayan siempre en beneficio de las partes interesadas y aceptará y cumplirá con la legislación aplicable en el ámbito de la competencia.
La organización NO realiza actos contrarios a la buena fe comercial, a los usos honestos y a las buenas costumbres mercantiles para mantener o incrementar su participación en el mercado y por lo tanto EVITAMOS los siguientes aspectos:
- Desviar a los clientes de los competidores mediante conductas contrarias a las sanas costumbres mercantiles.
- Desorganizar internamente de los competidores, inducir a trabajadores, proveedores y clientes a infringir los deberes contractuales adquiridos con un competidor.
- Desacreditar la actividad, de los servicios de los competidores o comparar públicamente la actividad, productos o prestaciones de los competidores utilizando indicaciones o aseveraciones que sean falsas o engañosas.
- Adquirir por medio de espionaje o divulgar secretos empresariales.
- Divulgar información confidencial que llega a nuestro conocimiento por parte de competidores. No debemos realizar ningún acto tendiente a obtener información reservada (tal como estrategias de venta, mercadeo, bases de datos de clientes) de nuestros competidores.
Política de selección personal
Los procesos de selección de personal de la organización se realizan bajo un esquema de imparcialidad, objetividad y transparencia, garantizando la igualdad de oportunidades, evitando cualquier tipo de discriminación o preferencia de raza, edad, género, ideología o institución educativa, durante el proceso de reclutamiento y selección.
Para lo anterior nos basamos en los requisitos establecidos tanto para el personal de planta de la organización, como para el de nuestros clientes, apoyándonos en la definición de perfiles específicos, difundiendo las vacantes a través de diversos medios como son: carteles, volantes, redes sociales, Internet, periódicos, agremiaciones o Instituciones educativas
Todos nuestros procesos de selección y contratación nos aseguramos de preservar la confidencialidad en la utilización de la información de nuestros candidatos, y personal seleccionado, cumpliendo en todo momento con la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
Política de manejo y selección de proveedores
“Para nuestra organización nuestros proveedores son un pilar importante para el desarrollo de nuestras actividades y una buena prestación del servicio a nuestros clientes, para lo anterior nuestras relaciones se darán dentro un marco del acatamiento de la legislación vigente, la trasparencia y el cumplimiento de las condiciones contractuales y relaciones de mutuo beneficio, para lo anterior contamos con un registro de proveedores y procedimiento contratación objetiva de bienes y servicios, de la mano de los principios y derechos universalmente reconocidos como la prohibición de trabajo infantil y el trabajo forzoso, el derecho a unas condiciones laborales dignas y lucha contra el soborno y la corrupción en todas sus formas”.
Sarlaft
LA ORGANIZACION considera la gestión de riesgo como una parte integral de las buenas prácticas de administración y un elemento esencial de la buena dirección corporativa, por ello la administración del riesgo forma parte del Buen Gobierno Corporativo y de la Responsabilidad Social Empresarial; por tal motivo la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES a travez de la Circular 100.00005 de 2014, así como los demás Organismos de control del Estado a nivel nacional, han promovido la cultura de la administración de riesgos entre las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia, enfatizando en su importancia un “Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo”, en adelante SARLAFT.
Las políticas, controles y procedimientos implementados, basados en la administración del riesgo, son acciones que buscan la debida diligencia para prevenir el uso de de organizaciones criminales que buscan propósitos ilícitos. Dichas acciones incluyen entre otros aspectos:
- Conocimiento del cliente y de sus operaciones con nuestra entidad.
- Conocimiento de los proveedores con los cuales se establecen relaciones comerciales.
- Conocimiento de los trabajadores a vincular en la compañía.
- Manejo de montos en efectivo en las operaciones comerciales.
MANUAL SARLAFT
